Lancer un nouveau produit coûte à la fois du temps et de l'argent et quelle que soit l'entreprise, les deux manquent généralement. Il existe toujours des pressions pour réduire les coûts et avoir le plus tôt possible un produit terminé et prêt pour la vente.
Parfois, lorsqu'on recherche des moyens de réduire les coûts au minimum, il est tentant de considérer le manuel d'aide comme une dépense accessoire et de le produire au moindre coût possible. C'est une croyance commune de considérer que la plupart des gens découvriront par eux-mêmes comment utiliser le produit et que s'ils ont des difficultés, ils pourront toujours appeler votre service d'assistance.
Cette manière de penser pourrait bien être l'une des plus grandes erreurs faites par les entreprises aujourd'hui. Personne ne peut nier que la production d'une documentation d'aide appropriée implique un certain coût, mais considérer le coût sans voir les économies réalisées grâce à votre manuel d'aide, c'est voir seulement la moitié du tableau.

Rédiger une documentation d'aide peut être un processus très long. Si vous avez un produit compliqué à expliquer, il n'est pas rare qu'il puisse nécessiter plusieurs centaines de pages d'aide, et même un produit assez simple peut avoir besoin d'un manuel de 50 ou 100 chapitres.
Ce n'est pas seulement la longueur des documents d'aide qui peuvent les rendre compliqués à rédiger. Si vous voulez que votre manuel soit utile à vos lecteurs, vous devez vous assurer que toutes les fonctions du produit sont incluses dans la documentation et que chaque aspect du produit soit décrit avec précision et d'une manière qui soit vraiment utile à votre utilisateur final.
Avec autant d'information à inclure; organiser votre documentation d'aide et la compléter au moment opportun, peut représenter un sérieux défi pour n'importe quel rédacteur technique. Heureusement, il existe une façon de rédiger des documents d'aide plus rapidement, d'y inclure tout ce que vous devez couvrir et de créer quand même un document professionnel de haute qualité qui peut être produit dans une variété de formats.

Tout le monde comprend l'importance d'une documentation d'aide précise et mise à jour. La seule manière de tirer le meilleur parti de n'importe quel produit, c'est d'en lire le manuel et d'y trouver comment utiliser correctement chaque fonction. La difficulté à laquelle font face les développeurs de nombreux produits, est de savoir quels formats choisir pour produire leur documentation d'aide. Autrefois, un manuel imprimé était considéré comme suffisant pour la plupart des produits. Au cours des dernières années, le manuel imprimé a souvent été remplacé soit par un PDF, soit par une version en ligne. Mais s'agit-il vraiment des meilleures options disponibles?

Si vous n'avez jamais rédigé de documentation d'aide jusqu'ici, cela peut vous paraître un peu effrayant. Les utilisateurs finaux de votre produit comptent sur ​​vous pour les aider à comprendre toutes les fonctions du produit, et leur utilisation continue du produit repose sur la façon dont vous réussissez à répondre à leurs questions. Voici notre "guide pour les idiots" pour la rédaction de manuels et de documents d'aide. Ces conseils vous aideront à rédiger des documents d'aide qui couvrent tous les détails que vous devez inclure et qui puissent être facilement compris par vos utilisateurs finaux.

Quels sont les principaux coûts liés aux produits de votre entreprise? Tout le monde sait que la création d'un nouveau produit coûte de l'argent. Il y a des coûts impliqués par la conception, les tests, la fabrication du produit et la promotion et la mise à disposition du produit pour les clients. Toutes ces étapes sont incontournables si vous voulez créer un produit qui puisse être vendu et produire un revenu qui permettra à l'entreprise de prospérer.

Si vous avez déjà essayé d'écrire n'importe quel type de documentation, alors vous savez que le processus n'est pas aussi facile que vous pouviez le penser. Rédiger des documents d'aide ou des manuels de haute qualité prend du temps et demande beaucoup d'organisation pour s'assurer que toutes les fonctions du produit sont expliquées correctement. De nombreux rédacteurs techniques ont entendu parler des outils de création d'aide, et certains ont même pensé les essayer, mais ils ne savent pas exactement quels sont les avantages à utiliser un outil de création d'aide par rapport à un logiciel de traitement de texte standard. Voici donc trois manières dont un outil de création d'aide peut vous aider à rédiger une meilleure documentation d'aide.

En bref, les OCA sont des programmes logiciels de création d'aide, utilisés par les rédacteurs techniques pour élaborer des documents d'aide, des manuels et des solutions techniques.

À titre d'exemple, prenez n'importe quel produit sur le marché compétitif de consommation actuel - qu'il s'agisse d'une automobile, d'un appareil ménager, de logiciels d'ordinateur ou de tout autre type de produit qui nécessite des instructions de fonctionnement, une performance de fonctionnalité ou un assemblage de la part du consommateur - et vous trouverez généralement en coulisse, l'initiative facilement oubliée de professionnels dévoués et qui ont pourtant conduit à l'émergence réussie de ce produit à la vente.

Il en est ainsi - et cela ne doit pas être sous-estimé - l'ensemble de la documentation d'aide utilisateur qui accompagne généralement le produit, a pour but ultime de maximiser l'expérience d'utilisation et de fonctionnalité pour l'acheteur, de même que de réduire les coûts de support pour le producteur. Des consignes d'utilisation claires et efficaces peuvent souvent faire une différence décisive dans l'appréciation de l'acheteur, sa fidélité et son acceptation puisque cela peut souvent "faire ou défaire" le succès d'un produit.

Combien de fois avez-vous passé une éternité à chercher dans un fichier d'aide quelque chose que vous saviez être là, mais que vous ne pouviez pas trouver? La documentation d'aide est généralement le premier endroit où nous cherchons lorsque nous ne savons pas comment quelque chose est censé fonctionner. Si les informations contenues dans le fichier d'aide ne sont pas claires, ou même pire trompeuses, alors nous finirons par être simplement frustrés et peut-être même rejetterons-nous le produit pour lui préférer quelque chose de plus facile à comprendre.

La création de la documentation d'aide d'un produit, présente de nombreuses similitudes avec un projet étudiant typique. Un projet étudiant devra souvent:

• Discuter d'un sujet en profondeur, en couvrant minutieusement chaque aspect du sujet
• Diviser un sujet en sections clairement identifiables
• Inclure des références détaillées appuyant la conclusion du projet
• Fournir un index complet couvrant le sujet discuté

Toutes ces tâches peuvent être bien mieux gérées dans un logiciel de création d'aide que dans une suite de traitement de texte classique. Si vous rédigez un projet étudiant dans Microsoft Word, vous avez peu d'autre choix que de commencer au début du sujet et de taper le tout au fur et à mesure. Cette approche rend l'écriture du projet difficile et très longue.

Rédiger une documentation d'aide est un travail pénible, un rédacteur technique doit expliquer clairement chaque fonction du produit et la documentation doit être écrite pour un large panel d'utilisateurs du produit, dont tous n'approcherons pas le produit avec les mêmes attentes ou le même niveau d'expertise technique.
Malgré ces considérations, dans de nombreux cas les auteurs techniques découvrent qu'écrire la documentation d'aide n'est que la partie la plus facile du processus. Une fois qu'ils ont rédigé tout ce qu'ils ont à dire pour couvrir le sujet correctement, ils doivent ensuite le formater pour qu'il soit accessible et facile à lire dans une variété de formats. Les formats qui peuvent être requis incluent PDF, Word, online HTML, éventuellement HLP ou encore CHM. Le processus de formatage peut être très long quand que ce que veulent vraiment la plupart des auteurs techniques, c'est se concentrer sur le fait de rédiger une très bonne documentation d'aide et non pas passer une éternité à s'inquiéter de savoir comment leurs pages vont s'afficher sur différents appareils.
Lorsque la documentation est enfin terminée, ce n'est bien souvent pas encore la fin du processus, car chaque fois que le produit est révisé, la documentation doit être modifiée pour refléter les caractéristiques nouvelles ou mises à jour.