La Rédaction de Documentations de Logiciels pour les Utilisateurs : Comment Bien la Réaliser

Writing Software Documentations For End Users: How To Get It Right

Une documentation pour logiciel efficace aide les utilisateurs du logiciel à comprendre ses fonctionnalités, ses fonctions et à exécuter des tâches spécifiques. Pour les rédacteurs techniques, la question est de savoir comment le faire exactement, tout en écrivant pour des utilisateurs avec très peu ou pas de connaissances techniques ? Découvrons comment !

Que faut-il prendre en compte lors de la rédaction de documentations de logiciels pour les utilisateurs ?

Ces 5 consignes peuvent faciliter l’adaptation de votre documentation de logiciel pour la rendre plus attrayante pour les usagers :

1. Comprendre les Raisons Commerciales de vos Documentations

Bien que la principale raison de réaliser des documentations de programmes informatiques soit d'aider les utilisateurs à comprendre comment les utiliser, il y a plusieurs autres raisons majeures. Une de ces raisons est d'aider à la commercialisation du logiciel, au renforcement de l'image de l'entreprise, et plus encore, à la réduction des coûts d'assistance clientèle.
Mais dans certains cas, la documentation doit se conformer aux exigences légales ou à d'autres réglementations. Mais ne faites pas l'erreur de suppléer à la documentation du logiciel une mauvaise interface utilisateur. Si un logiciel nécessite des documentations exhaustives pour l'expliquer, modifiez-en l'aspect pour les rendre plus conviviales.

2. Assurez-vous de Comprendre votre Public Cible

Dans de nombreux cas, les utilisateurs ont peu ou pas de connaissances informatiques au-delà des tâches qu'ils accomplissent avec leurs logiciels habituels. Cependant, il y a plusieurs approches pour apporter des solutions à leurs besoins avec votre documentation.

Prenez en compte les intitulés de poste des utilisateurs potentiels du logiciel. Un utilisateur administrateur système est éventuellement un expert pouvant travailler avec plusieurs applications différentes. Mais un commis à la saisie de données, peut n'être seulement compétent qu'avec le logiciel qu'il ou elle emploie pour l'entrée de données. En savoir plus sur l'analyse de la cible dans la rédaction technique et comment bien la faire.
Envisagez de discuter avec de nombreux utilisateurs potentiels pour savoir si leurs intitulés de poste indiquent réellement ce qu'ils font. Maîtriser l'art d'interviewer la cible éventuelle est l'une des compétences dont vous avez besoin pour être un bon rédacteur technique.
Examinez les documentations existantes, en particulier celles de versions précédentes de votre logiciel. Cherchez les caractéristiques fonctionnelles, de manière à pouvoir fournir des indications sur ce que les utilisateurs doivent savoir afin d'utiliser le logiciel.

N'oubliez surtout pas que les usagers ne souhaitent pas savoir comment fonctionne le logiciel. Ils le sont plutôt par les services que peut leur rendre le logiciel. Identifiez simplement les tâches requises pour accomplir la mission et celles devant être effectuées avant les autres.

3. Choisissez les Formats Appropriés pour votre Documentation

Plusieurs documentations sont structurées dans 1 des 2 formats suivants : le manuel d'utilisation et le manuel de référence. Dans certains cas, une combinaison des deux formats est plus appropriée.

Un format de référence est fait pour expliquer les fonctionnalités d'une application (bouton, onglet, champ et boîte de dialogue) et leur fonctionnement. De nombreux fichiers d'aide sont souvent dans ce format. La plupart de ces fichiers d'aide sont une aide contextuelle affichant une rubrique appropriée chaque fois qu'un utilisateur clique sur le bouton d'aide sur un écran spécifique.

L'autre, le format manuel d'utilisation, est dédié à la façon d'utiliser le logiciel pour effectuer une tâche spécifique. Les manuels d'utilisation sont généralement sous forme de PDF ou en version imprimée. D'ailleurs, certains fichiers d'aide disposent également de rubriques sur la façon de réaliser certaines tâches précises. Les manuels d'utilisation prennent généralement la forme de didacticiels. Il présente un résumé des tâches à effectuer en introduction et les instructions dans les étapes numérotées.

Un outil de création d'aide comme HelpNDoc peut générer plusieurs formats de fichiers différents à partir d'une source, dont Word, PDF, fichiers d'aide CHM, ePub, eBooks Kindle, fichiers d'aide multi-plateforme QT, des sites Web spécifiques à l'iPhone, documentations Web HTML...

4. Faites-vous une Idée de le Forme que la Documentation Doit Prendre

La documentation du logiciel pour les usagers peut être publiée sous plusieurs formes différentes ou une seule. La documentation peut prendre la forme de manuels imprimés, documents PDF, fichiers d'aide ou aide en ligne. Lire les sept meilleurs formats pour publier vos documentations.
Chaque format est créé pour montrer à l'utilisateur comment utiliser les différentes fonctionnalités du logiciel. Il peut prendre la forme d'un tutoriel ou d'un guide pas à pas. Certains fichiers d'aide et aides en ligne peuvent avoir des vidéos de démonstration, du texte et des graphiques.
Vous devez indexer les aides en ligne et fichiers d'aide en utilisant des mots clé pour faciliter la recherche d'informations aux utilisateurs. Un outil de création d'aide peut générer l'index automatiquement.

5. Utilisez l'Outil de Documentation Approprié

Il est facile de conclure qu'un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word sera adéquat pour écrire n'importe quelle documentation. La question que de nombreux développeurs d'applications se posent constamment : devrais-je utiliser Word pour rédiger la documentation de mon produit ?
Les logiciels de traitement de texte ne sont pas conçus pour la rédaction de documentations techniques. La rédaction d'un manuel de qualité peut s'avérer être le meilleur investissement réalisé par votre entreprise, faites-la ainsi avec un outil de création d'aide.

La rédaction de documentation de logiciel pour les usagers ne devrait pas être un supplice et le résultat ne doit pas être un document barbant dont les utilisateurs se passeront. Mais vous pouvez la réussir et la faire correctement en suivant ces consignes. Aimez documenter !