Devrais-je utiliser Microsoft Word pour créer la documentation de mon produit?

Should I use Microsoft Word to create my product's documentation ?

Microsoft Word est un excellent logiciel. Il permet à ses utilisateurs de rédiger rapidement et facilement n'importe quel texte, du devoir scolaire jusqu'au courrier professionnel. Le plus grand avantage avec Microsoft Word c'est la familiarité d'usage qu'en ont ses utilisateurs, c'est un logiciel avec lequel la plupart d'entre nous avons grandi en l'utilisant aussi bien à l'école qu'au bureau. Pour beaucoup de gens, il reste le choix le plus naturel quand il s'agit d'écrire quoi que ce soit dans un environnement professionnel. Et dans la plupart des cas, Microsoft Word est idéal, mais il y a pourtant certaines applications, incluant la rédaction de documentation d'un produit, pour lesquelles il n'est pas si adapté que ça.
Il existe de nombreuses raisons qui font que Microsoft Word n'est pas le bon outil pour vous aider à rédiger la documentation d'un produit, voici cinq de celles-ci.

1. Microsoft Word n'est pas spécifiquement conçu pour rédiger des rapports techniques. Si tout ce que vous souhaitez faire c'est d'écrire plusieurs pages de texte, alors Microsoft Word est très bien, mais si vous voulez mettre correctement en page un document et y inclure des graphiques et des liens, alors il n'est vraiment pas le logiciel le plus pratique et le plus convivial qui soit disponible.

2. Microsoft Word ne fournit pas d'outils pour vous aider à rédiger votre documentation. Avec Microsoft Word vous démarrez avec une page blanche et vous écrivez jusqu'à ce que vous ayez terminé. Il n'y a pas de moyen de vous assurer que vous avez couvert tous les sujets sur lesquels vous devez écrire, ni aucun moyen de vérifier facilement que chaque lien que vous incluez fonctionne correctement.

3. Microsoft Word vous permet seulement de sortir votre travail dans un nombre très limité de formats. Vous pouvez produire votre document fini en fichier texte, et éventuellement en HTML simplifié ou en PDF sans trop de problèmes. Il est probable que vous ayez pourtant besoin de votre documentation de produit finale dans plusieurs autres formats, et cela implique l'utilisation d'autres outils dans le processus.

4. Les documents Microsoft Word ne sont pas faciles à modifier. Si dans le futur votre manuel fini a besoin de quelques changements, vous pourriez découvrir alors que vous êtes obligé de travailler à travers tout le document pour y faire les modifications manuellement. Toutes les modifications que vous ferez auront un effet sur la mise en forme de votre document à d'autres endroits, ce qui impliquera assurément un surcroît de travail. Tout cela s'ajoute au temps et aux efforts nécessaires pour produire un manuel d'aide.

5. Il n'est vraiment pas conseillé d'utiliser Microsoft Word pour rédiger la documentation de votre produit car de meilleurs outils sont disponibles et on peut s'en procurer certains gratuitement.

Si vous avez besoin d'écrire un manuel d'aide alors la meilleure option est d'utiliser un Outil de Création d'Aide (HAT) pour vous aider à rédiger rapidement des manuels de qualité. HelpNDoc est un HAT qui peut être téléchargé gratuitement. Il comprend tous les outils de traitement qu'offre Microsoft Word ainsi que de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui facilitent la rédaction des manuels d'aide. Ceux-ci comprennent une bibliothèque qui permet aux utilisateurs d'inclure ou de modifier des graphiques et des vidéos en seulement quelques clics, ainsi qu'un éditeur de chapitre qui permet de vérifier que tous les sujets sur lesquels vous écrivez ont été traités de manière adéquate.
La meilleure raison d'utiliser un HAT pour rédiger votre manuel est probablement la capacité des outils de création d'aide à sortir le manuel dans un large éventail de formats. Avoir votre documentation disponible dans de si nombreux formats offre une flexibilité précieuse aux auteurs de manuel.