La efectividad de cualquier documento técnico depende de lo bien que el escritor técnico haya adaptado su contenido para atraer al público objetivo. Pero en muchos casos, adaptar el contenido a la audiencia objetivo no es lo más complicado.
El principal desafío consiste en identificar y analizar el público. Por este motivo, no es raro que los escritores se pregunten: “¿Cómo puedo adaptar el contenido para que atraiga a un público específico si ni siquiera sé cuál es?” Esta es una de las razones por las que los usuarios no se leen tus manuales.
Es posible que el análisis del público sea el factor individual más importante de la escritura técnica. Si se hace correctamente, permitirá al equipo de atención al cliente exhalar un profundo suspiro de alivio y se reducirán dramáticamente los costes de atención al cliente.
Pero, ¿qué pasa cuando no se hace correctamente? Pues que tendrás que gastar más en atención al cliente. Quizá hasta debas crear un nuevo manual, por no hablar del golpe para el nombre de tu producto como marca, especialmente si tus competidores lo están haciendo correctamente. Todo esto se puede evitar con solo analizar a tu público.

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Has diseñado un producto prácticamente perfecto o creado un gran programa de software. Después, has contratado a algunos de los mejores escritores técnicos para escribir un manual de ayuda fácil de usar que resuelva problemas de uso. Quieres que los usuarios de tu producto empiecen a disfrutar del mismo desde el principio. Los escritores técnicos hicieron un trabajo fantástico y tu equipo de experiencia de usuario lo ha confirmado.
Pero después de lanzar tu producto o presentar una actualización, pareces estar gastando mucho más en atención al cliente. En muchos casos, las respuestas que buscan los usuarios están dentro del manual de usuario. Así que ahora te estás haciendo la misma pregunta que muchos fabricantes y desarrolladores: ¿Se leen el manual de ayuda alguna vez los usuarios de los productos?

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¿Cuál es la diferencia entre un gran escritor y un gran escritor técnico? Ambos son grandes escritores, pero uno de ellos ha dominado las capacidades esenciales necesarias para explicar y enseñar a utilizar a prácticamente todo el mundo cualquier producto que requiera cierto conocimiento técnico, con independencia de sus conocimientos tecnológicos.
Si eres escritor técnico o te interesa convertirte en uno, también es importante que domines las capacidades necesarias. Así que, para facilitarte la escritura técnica, hemos recopilado cinco de las capacidades más importantes que todo escritor técnico debe dominar para ser un profesional.

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Escoger el formato adecuado para publicar tus archivos de ayuda puede resultar complicado, especialmente si estás creando tu primer manual de ayuda y quieres evitar los mayores errores que cometen los autores primerizos de manuales de ayuda. El formato correcto permitirá a tus usuarios tener acceso a sus archivos de ayuda exactamente como y cuando lo necesiten.
Si estás utilizando una herramienta de creación de documentación de ayuda (y deberías, porque permiten redactar mejores documentos de ayuda en la mitad de tiempo), publicar en múltiples formatos no debería suponer ningún problema.
La gran pregunta a la que hoy damos respuesta es si deberías publicar un manual impreso (copia en papel) o un manual en pantalla (PDF, CHM, HTML basado en web, formato eBook…).

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Escribir un gran manual de ayuda consigue dos cosas: ayudar a los clientes a encontrar y utilizar las soluciones adecuadas fácilmente y reducir considerablemente los costes de atención al cliente de tu negocio.
Lo que es más, los clientes estarán más que dispuestos a recomendar tu producto y es fácil que los líderes de tu sector de negocio recomienden tu marca a otros expertos y a sus clientes. Esta es la razón por la que escribir un gran manual de ayuda es una de las mejores inversiones que puede hacer cualquier negocio.
Pero, ¿cómo se escribe exactamente un gran manual de ayuda?

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Solo hay una regla para elegir el mejor formato para publicar manuales de ayuda: elegir el formato que permita a los usuarios acceder fácilmente al manual cuando y como lo necesiten.
Un factor interesante es que los usuarios del producto tienen acceso a varios dispositivos, software y contenido digital como navegadores web, PDF o Microsoft Wor, además de dispositivos inteligentes como smartphones, tablets, lectores Kindle, iPads, ordenadores… la lista es casi infinita. Este es el motivo por el que escribir un manual de ayuda de calidad puede ser la mejor inversión que haga tu negocio.
Pero con una lista tan extensa, ¿cuál es el mejor formato para publicar tu manual de ayuda? Revisemos algunos de ellos.

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¿Cuál es el peor error que puedes cometer como autor primerizo de manuales de ayuda?

Un buen manual de ayuda es fácil de usar y contiene instrucciones claras que los usuarios pueden encontrar y poner en práctica con facilidad. Pero si es la primera vez que escribes un manual de ayuda, crear uno bueno puede ser complicado, sobre todo si es tu primer proyecto de redacción técnica.
Interesantemente, todos los escritores de manuales de ayuda excelentes también fueron primerizos y cometieron varios errores en sus primeros intentos. Hemos recopilado estos errores, para que no tengas que cometer ninguno de ellos. Por suerte, puedes aprender de estos errores y crear un manual de ayuda excelente a la primera.

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Reconozcámoslo, hoy en día la documentación de ayuda tiene una imagen terrible. Casi todo el mundo con quien hablas tiempo tiene una mala impresión de los manuales de ayuda. Hay muchas razones para ello, estas son algunas de las más habituales:

• No siempre tiene respuesta a las preguntas que buscas
• No consigues encontrar la respuesta, aunque sabes que está ahí, en alguna parte
• Es difícil orientarse por el manual
• La documentación está anticuada
• La documentación todavía no existe

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Muchos autores de manuales de ayuda han descubierto que las herramientas de creación de documentación de ayuda o HAT son una gran manera de de redactar manuales rápida y fácilmente, así como otros documentos de ayuda. No mucha gente se para a pensar que el uso de los programas HAT en realidad beneficia a todo el mundo, incluyendo el fabricante del producto que paga por el manual y el usuario final del producto.

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Microsoft Word es un programa de software increíble. Permite a los usuarios redactar rápida y fácilmente cualquier cosa, desde un trabajo escolar hasta una carta profesional. La mayor ventaja de Microsoft Word es su familiaridad para los usuarios, es un programa con la que la mayoría de nosotros hemos crecido, utilizándolo tanto en el colegio como en la oficina. Para muchas personas sigue siendo la opción natural a la hora de redactar cualquier cosa en un entorno profesional. Y en la mayoría de los casos Microsoft Word es perfecto, pero hay algunas aplicaciones, incluyendo la redacción de documentación de productos, para los que no funciona tan bien.
Hay muchas razones por las que Microsoft Word no es la herramienta adecuada para ayudarte a escribir la documentación de tu producto, estas son solo cinco de ellas.

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