¿Cómo benefician los programas de creación de documentación de ayuda a todo el mundo?

Los programas de creación de documentación de ayuda benefician a todo el mundo

Muchos autores de manuales de ayuda han descubierto que las herramientas de creación de documentación de ayuda o HAT son una gran manera de de redactar manuales rápida y fácilmente, así como otros documentos de ayuda. No mucha gente se para a pensar que el uso de los programas HAT en realidad beneficia a todo el mundo, incluyendo el fabricante del producto que paga por el manual y el usuario final del producto.

Las herramientas de creación de documentación de ayuda ayudan a los autores

Cada vez más autores de manuales de ayuda descubren las ventajas que pueden aportar las herramientas de creación de documentación de ayuda al proceso de redacción. Permiten crear documentos de ayuda de gran calidad con rapidez y eficacia gracias a un sistema integrado de plantillas. La inclusión de un editor de texto con todas las funciones como parte del programa de software permite a los autores disfrutar de todas las ventajas de un procesador de texto con la adición de una biblioteca audiovisual para insertar al momento elementos de vídeo o imagen dentro del manual. Todo ello se combina para hacer el trabajo de los autores mucho más rápido y menos aburrido que antes.

Ventajas para el fabricante

Desde el punto de vista del fabricante, las ventajas de este enfoque se aprecian a diferentes niveles. La calidad general del manual mejora gracias a la creación del documento utilizando una herramienta de creación de documentación de ayuda. El producto con acabado profesional resulta atractivo por su disposición de texto, y también por el modo en que los gráficos y otros elementos audiovisuales se incluyen cuando resulta apropiado. el uso de una herramienta de creación de documentación de ayuda también hace más fácil desarrollar un estilo normalizado para la gama completa de manuales de la empresa gracias a la creación de una plantilla personalizada. Disponer de una plantilla así aumentará la velocidad de producción del manual y reducirá los costes asociados a la creación de documentación de ayuda.
Otra razón por la que los fabricantes de productos deberían empezar a utilizar herramientas de creación de documentación de ayuda es que al crear un documento de ayuda con una HAT, es muy fácil actualizarlo rápidamente cuando haga falta. Cada vez que salga una nueva versión del producto, no hay más que revisar la documentación que acompaña al producto. Con una herramienta de creación de documentación de ayuda, en vez de reescribir el manual, solo tendrás que cambiar la sección del texto que trate sobre la nueva función. En ese momento, el manual estará listo para dar formato automático según necesites (ePub, PDF, HTML, etc.).

¿Qué ventajas hay para los clientes?

Los clientes son quizá el grupo más descuidado a la hora de escribir un manual de ayuda. Esto es un error, porque al fin y al cabo son los de que han salido a comprar tu producto, por lo que mantenerlos contentos debería ser la prioridad principal. Cuando uno de los usuarios de tu producto consulta el manual de ayuda, lo hace en busca de respuestas, y necesita encontrarlas con rapidez. Si tu manual de ayuda se ha creado usando una herramienta de creación de documentación de ayuda, todo su contenido se habrá diseñado para ayudar a tus usuarios a encontrar esas respuestas lo más rápidamente posible.
El manual:

  • estará disponible en múltiples formatos, para que el usuario pueda acceder a él desde cualquier lugar
  • incluirá imágenes y vídeos para explicar las funciones del producto
  • se actualizará con rapidez para reflejar siempre la última versión del producto

Todas estas ventajas ayudarán a garantizar la satisfacción del cliente y mantendrán a tus clientes trabajando contentos con tus productos durante años.

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