Was ist ein Hilfe-Entwicklungstool?

Help Authoring Tool

Das Verfassen von Hilfedokumentationen bedeutet harte Arbeit; ein technischer Redakteur muss jede Funktion eines Produkts auf verständliche Weise beschreiben. Die Dokumentation muss für eine große Bandbreite an Produktanwendern mit unterschiedlich ausgeprägter technischer Fachkenntnis oder verschiedenen Erwartungen geschrieben werden.
Trotz dieser Voraussetzung finden viele technische Redakteure, dass das Schreiben der Hilfedokumentation der einfache Teil des Prozesses ist. Nachdem sie alles aufgeschrieben haben, was notwendig ist, um das Thema ordentlich abzudecken, müssen sie die Dokumentation so formatieren, dass sie in einer Vielzahl an Formaten zugänglich und einfach lesbar ist. Eventuell erforderliche Formate umfassen PDF, Word, Online-HTML, vielleicht HLP oder auch CHM. Der ganze Formatierungsprozess kann sehr zeitaufwendig sein, vor allem da die meisten technischen Redakteure sich darauf konzentrieren wollen, wirklich gute Hilfedokumentationen zu schreiben, anstatt sich ewig darum zu kümmern, wie ihre Seiten auf verschiedenen Geräten angezeigt werden.
Wenn die Dokumentation schließlich fertig ist, bedeutet das häufig noch immer nicht das Ende des Prozesses, denn jedes Mal, wenn das Produkt abgeändert wird, muss die Dokumentation revidiert werden, um die neuen oder aktualisierten Funktionen widerzuspiegeln.

Wie kann ein Hilfe-Entwicklungstool helfen?

Viele technische Redakteure haben festgestellt, dass die Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools der einfachste Weg zur Reduzierung der harten Arbeit beim Schreiben von Hilfedokumentationen ist.

Ein Hilfe-Entwicklungstool (HET) oder Autorenwerkzeug ist ein Softwareprogramm, das von technischen Redakteuren zum Erstellen von Online-Hilfesystemen verwendet wird.

Hilfe-Entwicklungstools vereinfachen den Schreibprozess und ermöglichen den Autoren, sich auf die wichtigsten Aspekte des Schreibens von Hilfedokumentationen zu konzentrieren – die Texte einfach verständlich, genau, gründlich und für den Leser allgemein nützlich zu gestalten.
Es sind mehrere verschiedene Hilfe-Entwicklungstools verfügbar, um die Arbeit von technischen Redakteuren leichter zu machen. Ein beliebtes Hilfe-Entwicklungstool ist HelpNDoc, es hat einige ausgezeichnete Funktionen, um den Zeitaufwand beim Schreiben von Hilfedokumentationen zu verringern.
Zu den nützlichsten Funktionen von HelpNDoc gehören:

  • Ein einfaches, benutzerfreundliches und vollständiges Entwicklungsumfeld
  • Die Möglichkeit, mehrere Hilfeformate aus einer einzigen Quellezu erzeugen
  • Vielseitigkeit, um das Aussehen und das Feeling einer Hilfedokumentation anzupassen
  • HelpNDoc ist für den persönlichen Gebrauch und zu Bewertungszwecken kostenfrei.

Lassen Sie uns einen Blick werfen auf die einzelnen Funktionen eines guten Hilfe-Entwicklungstools und darauf, wie diese Ihnen helfen können, bessere Hilfedokumentationen zu schreiben, Zeit bei Ihren ganzen Schreibarbeiten zu sparen und qualitativ hochwertige und einzigartige Dokumente zu erstellen, die dem Endanwender ein schnelles und einfaches Auffinden der benötigten Informationen ermöglichen.

Ein vollständiges Entwicklungsumfeld

Es ist möglich, Hilfedokumentationen mit Microsoft Word oder einem anderen einfachen Textverarbeitungsprogramm zu schreiben, aber da ein Textverarbeitungsprogramm nicht die speziellen Funktionen eines Hilfe-Entwicklungstools hat, ist das keine sehr praktische Lösung.
Das Schöne an einem Hilfe-Entwicklungstool ist, dass Sie ein ausgezeichnetes Textverarbeitungsprogramm in Verbindung mit vielen anderen zusätzlichen Tools bekommen, die Ihnen die Erstellung Ihrer Dokumentation vereinfachen.
Oftmals beinhalten diese Tools einen Inhaltsverzeichnis-Editor, einen Stichwörter-Editor, einen Themen-Editor und eine Bibliothek mit Medienelementen, welche alle dazu beitragen, Sie bei der Erstellung hochwertiger Hilfedokumentationen zu unterstützen - ohne die eventuell in der Vergangenheit erlebten Schwierigkeiten.

Erstellung mehrerer Hilfeformate aus einer einzigen Quelle

Die Erstellung mehrerer Formate ist wahrscheinlich der größte Vorteil, den ein Hilfe-Entwicklungstool bieten kann. Es ist für jedes Produkt wichtig, dass die Hilfedokumentation in wenigstens ein paar verschiedenen Formaten zur Verfügung steht. Wenn Sie Ihr Hilfedokument in Microsoft Word entwerfen, dann müssen Sie Zeit für die Formatierung zur Online-Darstellung aufwenden oder es als eine .CHM-Datei zum Funktionieren bringen, oder vielleicht wollen Sie, dass es als ein EPUB-Buch gelesen werden kann. Diese Formate haben alle verschiedene Regeln, und es kostet Zeit, wenn Sie Ihr Dokument so gestalten, dass es in jedem Format richtig dargestellt wird. Ein gutes Hilfe-Entwicklungstool kann die ganze harte Arbeit in diesem Prozess erledigen. Das Einzige, was Sie als technischer Autor machen müssen, ist Ihr Dokument in dem Entwicklungsumfeld zu schreiben, und es wird dann automatisch in beliebig viele verschiedene Formate umgewandelt.

Ein individuelles Aussehen und Feeling Ihrer Dokumente

Einer der häufigsten Gründe, warum Autoren ihrer Angabe nach früher keine üblichen Hilfe-Entwicklungstools verwendeten, war, dass alle fertigen Dokumente ähnlich aussahen und dass es keine Möglichkeit gab, ein Dokument anzupassen und ihm ein individuelles Aussehen zu verleihen. Dieses Argument überzeugt ganz sicher nicht im Fall der meisten heutigen Hilfe-Entwicklungstools. Diese Tools ermöglichen Ihnen eine komplette Freiheit zur Erstellung von Hilfedokumentationen nach Ihren Wünschen.
Ein gutes Hilfe-Entwicklungstool sollte mit vollständigem Quellcode für alle Designvorlagen ausgestattet sein. Durch den Zugriff zum Quellcode werden Sie in der Lage sein, die Vorlagen rundherum anzupassen und Online-Dokumentationen zu erstellen oder sogar eine iPhone-Website, die genau so aussieht, wie es Ihnen gefällt.
Eine Bibliothek mit Medienelementen speichert alle Bilder, Videoclips und anderen in Ihrem Dokument verwendeten Variablen. Sie können diese Elemente im ganzen Dokument wie benötigt einsetzen. Dieses bibliothekbasierte System hat einen zusätzlichen Vorteil, wenn Sie irgendwann eines der Bilder in Ihrem Dokument aktualisieren wollen. Wenn sich zum Beispiel Ihr Firmenlogo geändert hat und Sie dies an zahlreichen Stellen in Ihrem Dokument eingesetzt haben, gibt es keinen Grund, das Dokument durchzugehen, um jedes einzelne Bild zu ändern. Ändern Sie einfach die Datei in der Bibliothek, und jede Kopie des Bildes oder des Videos im Dokument wird automatisch aktualisiert werden, um die Änderung widerzuspiegeln. Diese Möglichkeit, schnelle Änderungen an einem Hilfedokument vorzunehmen, unterscheidet ein spezielles Hilfe-Entwicklungstool von allen anderen Methoden zur Erstellung von Hilfedokumenten.

Software, die kostenfrei ist

Sie denken vielleicht, dass eine Software, die so nützlich ist und die Ihnen so viel Zeit erspart, teuer sein muss. Zumindest im Fall von HelpNDoc ist das nicht so. Dieses Hilfe-Entwicklungstool ist für den persönlichen Gebrauch und zu Bewertungszwecken kostenfrei. Die kostenfreie Version ist mit allen Funktionen ausgestattet, sodass jeder Autor auf alles zugreifen kann, was er oder sie benötigt, um unbesorgt über die Kosten großartig aussehende Hilfedokumentationen zu erstellen.

Angesichts dieser Vorteile leuchtet es ein, dass so viele technische Redakteure sich dazu entscheiden, ein Hilfe-Entwicklungstool beim Schreiben ihrer Hilfedokumentationen, Handbücher und anderen benötigten technischen Dokumente einzusetzen. Ein Hilfe-Entwicklungstool ist die richtige Wahl zur Vereinfachung aller technischen Schreibarbeiten.