Warum das Schreiben eines hochwertigen Handbuchs die möglicherweise beste Investition für Ihr Unternehmen ist

Customer Support

Die Einführung eines neuen Produkts kostet Zeit und Geld, und beides ist in jedem Unternehmen im Allgemeinen knapp. Es gibt immer Druck, die Kosten zu senken und das Produkt so schnell wie möglich fertig und verkaufsbereit zu bekommen.
Wenn man nach Möglichkeiten sucht, die Kosten auf ein Minimum zu begrenzen, kann man mitunter versucht sein zu denken, dass ein Handbuch eine zusätzliche Ausgabe ist, die so billig wie möglich hergestellt werden sollte. Es wird allgemein angenommen, dass die meisten Leute in der Lage sind, von alleine herauszufinden, wie ein Produkt zu benutzen ist, und dass sie bei Problemen jederzeit das Helpdesk anrufen können.
Dieser Denkfehler ist wahrscheinlich einer der größten Fehler, die Unternehmen heute machen. Niemand kann bestreiten, dass die Anfertigung einwandfreier Hilfedokumentationen Kosten verursacht; jedoch ausschließlich die Kosten zu berücksichtigen, ohne die durch das Handbuch entstandenen Einsparungen zu sehen, entspricht nur der halben Wahrheit.

Eine weitaus nützlichere Denkweise hinsichtlich Ihrer Hilfedokumentationen berücksichtigt, wie viel Geld in Form von Supportkosten Ihr Unternehmen sparen kann durch die Anfertigung von Hilfedokumentationen, die die Fragen Ihrer Kunden beantworten und sicherstellen, dass diese Ihr Supportteam nicht kontaktieren müssen. Jeder Anruf bei Ihrem Kundenbetreuungsteam kostet Geld, und um so mehr Sie diese Anrufe reduzieren können, desto effizienter wird Ihr Unternehmen sein. Die Anrufe bei der Kundenbetreuung zu reduzieren ist wirklich nicht so schwierig. Es erfordert ein wenig Recherche, um herauszufinden, welche Funktionen Ihres Produkts für Ihre Kunden am problematischsten sind. Sehen Sie Ihre Kundendienstaufzeichnungen durch, finden Sie heraus, warum die Kunden Sie kontaktieren, und legen Sie dann den Schwerpunkt Ihrer Hilfedokumentationen auf die Behandlung dieser Bereiche.

Sparen Sie an Supportkosten, indem Sie eine Hilfe-Entwicklungssoftware verwenden

Zu gewährleisten, dass Sie alle Funktionen Ihrer Produkte angemessen behandeln, kann für jeden Autor eine Herausforderung darstellen, und deshalb ist es gut, zu wissen, dass kostenlose Tools zur Verfügung stehen, die Ihnen helfen können, hochwertige Hilfedokumente herzustellen. Die Anwendung eines Hilfe-Entwicklungstools macht das Schreiben Ihrer Dokumente einfach. Sie können für das Schreiben Ihres Handbuchs das in der Software inbegriffene, voll ausgestattete Textverarbeitungsprogramm sowie alle anderen Funktionen nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation so gut wie möglich sein wird. Dank des Themen-Editors können Sie einfach prüfen, ob jede Funktion Ihres Produkts in dem Handbuch enthalten ist. Eine weitere wichtige Funktion ist die Medienbibliothek, die es Ihnen erlaubt, auf einfache Weise Bilder und Videos in Ihre Hilfedokumente einzufügen.
Eines der entscheidenden Vorteile der Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools ist, dass die Aktualisierung Ihres Handbuchs bei Bedarf viel einfacher wird. Wenn Sie feststellen, dass einige Anrufe bei Ihrer Kundenbetreuung eine spezielle Funktion betreffen, können Sie einen Abschnitt des Handbuchs schnell redigieren und ein überarbeitetes und bereits richtig gegliedertes Handbuch in dem Format Ihrer Wahl herausgeben. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass das ganze Buch umgeschrieben werden muss oder dass eine kleine änderung im Text zu notwendigen Formatierungsänderungen an anderen Stellen führt. Ein Hilfe-Entwicklungstool kümmert sich automatisch um all diese Probleme, damit Sie sich auf die Anfertigung eines tollen Textes für Ihre Endbenutzer konzentrieren können.