Sollte ich meine Produktdokumentation mit Microsoft Word erstellen?

Should I use Microsoft Word to create my product's documentation ?

Microsoft Word ist eine tolle Software. Mit Microsoft Word können Benutzer mehr oder weniger alles schnell und einfach schreiben, von einem Schulbericht bis zu einem Geschäftsbrief. Der größte Vorteil von Microsoft Word ist der hohe Bekanntheitsgrad: Es ist eine Software, mit der die meisten von uns in der Schulzeit und im Büro aufgewachsen sind. Für viele Leute ist Microsoft Word noch immer die natürliche Wahl, wenn sie im Berufsleben etwas schreiben müssen. Und für die meisten Zwecke ist Microsoft Word ideal, es gibt jedoch einige Anwendungen, einschließlich des Schreibens von Produktdokumentationen, für die es nicht so gut geeignet ist.
Es gibt viele Gründe, warum Microsoft Word nicht das richtige Tool ist, um Ihnen beim Schreiben einer Produktdokumentation zu helfen; hier sind nur fünf dieser Gründe:

1. Microsoft Word wurde nicht speziell für das Schreiben technischer Berichte entworfen. Microsoft Word ist in Ordnung, wenn Sie nichts weiter tun wollen, als mehrere Seiten Text zu schreiben, wenn Sie jedoch das Layout eines Dokuments genau anpassen und Grafiken und Links einfügen wollen, dann ist es wahrlich nicht die einfachste und benutzerfreundlichste Software.

2. Microsoft Word enthält keine Tools, die Sie beim Schreiben Ihrer Dokumentation unterstützen. Mit Microsoft Word beginnen Sie mit einer leeren Seite und schreiben, bis Sie fertig sind. Es gibt keine Möglichkeit sicherzustellen, dass Sie jedes zu berücksichtigende Thema behandelt haben, oder auf einfache Art und Weise zu prüfen, dass jeder eingefügte Link ordnungsgemäß funktioniert.

3. Mit Microsoft Word können Sie Ihre Arbeit nur in einer sehr begrenzten Anzahl von Formaten ausgeben. Sie können Ihr fertiges Dokument als Textdatei und vielleicht ohne all zu viele Probleme als vereinfachte HTML-Version oder PDF erstellen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie Ihre fertige Produktdokumentation in verschiedenen anderen Formaten brauchen, und das bedeutet, andere Tools in den Vorgang einzubeziehen.

4. Microsoft Word-Dokumente können nicht einfach geändert werden. Wenn Ihr fertiges Handbuch später geändert werden muss, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie das Dokument manuell durcharbeiten müssen, um änderungen vorzunehmen. Alle vorgenommenen änderungen haben eine Auswirkung auf die Formatierung an anderen Stellen Ihres Dokuments, wodurch Ihnen zusätzliche Arbeit entsteht. All dies erhöht den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Anfertigung eines Handbuchs.

5. Da bessere Tools zur Verfügung stehen und einige dieser Tools kostenlos erhältlich sind, sollte Microsoft Word nicht zum Schreiben von Produktdokumentationen verwendet werden.

Wenn Sie ein Handbuch schreiben müssen, dann ist die Anwendung eines Hilfe-Entwicklungstools (HAT) die beste Möglichkeit, um Sie beim schnellen Schreiben hochwertiger Handbücher zu unterstützen. HelpNDoc ist ein HAT, das Sie kostenlos herunterladen können. Es enthält alle durch Microsoft Word angebotenen Textverarbeitungstools und verfügt zudem über viele zusätzlichen Funktionen, die Ihnen das Schreiben von Handbüchern einfacher machen. Diese Funktionen umfassen eine Medienbibliothek, die es Benutzern ermöglicht, Grafiken und Videos nur durch ein paar Mausklicks einzufügen oder zu ändern, und ein Themeneditor, mit dem man einfachen prüfen kann, ob jedes zu berücksichtigende Thema hinreichend beschrieben wurde.
Der wichtigste Grund für die Anwendung eines HAT zum Schreiben Ihres Handbuchs ist wahrscheinlich die durch Hilfe-Entwicklungstools angebotene Möglichkeit, das Handbuch in einer Vielzahl von Formaten auszugeben. Ihre Dokumentation in so vielen verschiedenen Formaten verfügbar zu haben gibt den Autoren von Handbüchern eine wertvolle Flexibilität.