Hilfedokumente lassen sich jetzt einfacher schreiben

Help documents are easier to write

Das Schreiben eines Handbuchs ist oft ein äußerst frustrierender Prozess. Jeder ist sich im Klaren darüber, dass das Endziel die Anfertigung eines Handbuchs ist, das den Anwendern hilft, Probleme mit Ihren Produkten zu lösen und alle Produktfunktionen zu verstehen. Die Schwierigkeit liegt darin, herauszufinden, wie man dieses Ziel erreicht. Die meisten Autoren kennen das Starren auf ein leeres Blatt Papier oder den leeren Bildschirm, während man sich fragt, wie man sein neuestes Buch oder den neuen Artikel beginnen soll. Das Hauptproblem beim Schreiben von Hilfedokumenten ist zu entscheiden, wie man sich dem Thema nähern soll.

Identifizieren Sie die Funktionen Ihres Produkts

Der Anfang gelingt am einfachsten, wenn Sie die einzelnen Funktionen des Produkts identifizieren und dann über jede Funktion der Reihe nach schreiben.
Es ist hilfreich, am Beginn jedes Abschnitts zu erklären, was der Zweck jeder Funktion ist, anstatt lediglich eine schrittweise Anleitung zu liefern. Nicht alle Anwender sind so vertraut mit Ihrem Produkt wie Sie, und sie verstehen eventuell nicht alle Anwendungsmöglichkeiten des Produkts. Viele von uns haben schon einmal ein Produkt für einen bestimmten Zweck gekauft und dann später festgestellt, dass das Produkt auch auf andere Weise oder für einen anderen, beim Kauf überhaupt nicht berücksichtigten Zweck benutzt werden kann.

Vorteile der Anwendung eines HET

Eine der einfachsten Methoden zum Schreiben Ihrer Hilfedokumente ist die Verwendung eines HET oder Hilfeentwicklungstools. Mithilfe des eingebauten Textverarbeitungsprogramms können Sie Ihr Handbuch auf gleiche Weise wie ein unabhängiges Word-Dokument schreiben, und zudem haben Sie die Möglichkeit, die vielen im Softwarepaket enthaltenen Zusatzfunktionen zu nutzen.
Durch die Verwendung dieser Funktionen können Sie Ihr Handbuch schneller zusammenstellen und auf einfache Weise aktualisieren, wenn eine neue zu berücksichtigende Produktversion verfügbar ist.

Zum Funktionsumfang gehören:

  • Ein Themeneditor – Sie können alle Themen, über die Sie geschrieben haben, auf schnelle Weise überprüfen und sicherstellen, dass jedes Thema gründlich und auf eine für den Produktanwender leicht verständliche Weise behandelt wurde.
  • Eine Medienbibliothek – Die Möglichkeit zum Einfügen von Medienelementen, wie zum Beispiel Bilder und Videos, in Ihr Dokument kann Ihnen eine Menge Schreibarbeit ersparen und einige Funktionen sehr einfach erklären.
  • Erstellung in mehreren Formaten – Erzeugen Sie Hilfedokumente in einer großen Auswahl an Formaten, sodass Ihre Anwender auf die benötigten Informationen auf die ihnen bequemste Weise zugreifen können. Sie müssen das Dokument nur einmal schreiben, und es wird bereits für jede benötigte Dokumentart formatiert. Die Optionen umfassen PDF, ePub, HTML usw.
  • Erstellung bedingter Inhalte – Wenn Sie ähnliche Hilfedokumente ein wenig unterschiedlich gestalten wollen, vielleicht zur Berücksichtigung verschiedener Produktversionen oder das Herstellen von Dokumenten in verschiedenen Formaten, dann können Sie dies mittels einer Erstellung bedingter Inhalte sehr einfach tun.

Hilfeentwicklungstools sind die beste Methode zum schnellen Schreiben Ihrer Hilfedokumente und um Ihren Produktanwendern den höchsten Servicegrad zu bieten, sodass sie die gesuchten Antworten schnell finden können.