Die 7 besten Formate zum Veröffentlichen Ihrer Handbücher

The 7 Best Formats to Publish Your Help Manuals

Für die Auswahl des besten Formats zum Veröffentlichen von Handbüchern gibt es nur eine Regel: Wählen Sie das Format, in dem das Handbuch für Ihre Benutzer einfach zugänglich ist - wann immer sie es brauchen und gemäß ihrem Anwendungsziel.
Interessanterweise haben Produktbenutzer Zugriff auf mehrere Geräte, Softwares und digitale Inhalte, einschließlich Internetbrowsern, PDF, Microsoft Word und intelligenten Geräten wie Smartphones, Tablets, Kindle, iPads, Macs... Diese Liste ließe sich beinahe endlos fortsetzen. Aus diesem Grund kann das Schreiben eines hochwertigen Handbuchs die beste Investition Ihres Unternehmens sein.
Welches Format eignet sich am besten für das Veröffentlichen Ihres Handbuchs angesichts einer solch langen Liste? Sehen wir uns einige dieser Formate näher an.

Sieben Formate für Hilfetexte, die Sie berücksichtigen sollten

1. Hardcopy

Die Hersteller von Haushaltswaren und Geräten wie zum Beispiel Fernseher, Spielzeuge, Fahrzeuge, Waschmaschinen, Elektrowerkzeuge, Büroausstattung, Möbel etc. veröffentlichen ihre Handbücher häufig als Hardcopy. Oftmals werden die Handbücher in Papierform ausgedruckt, damit die Benutzer die Anleitungen ohne eine Software oder ohne ein Gerät anwenden und auf sie jederzeit bei Bedarf einfach zugreifen können. Mitunter stehen die PDF-Versionen dieser Handbücher auf der Hersteller-Website zur Verfügung, sodass die Benutzer die Handbücher im Falle einer abhanden gekommenen Hardcopy jederzeit ausdrucken können.

2. WebHelp

WebHelp sieht ähnlich aus wie HTML Help, wird jedoch mit einem Internetbrowser angesehen und ist mit allen Plattformen, einschließlich Windows, Linux, Mac OS X, Unix etc., kompatibel. WebHelp ist in erster Linie für eine Anwendung im Internet und Intranet konzipiert.
Wenn Sie Ihr Handbuch in einem WebHelp-Format veröffentlichen, können Sie es jederzeit aktualisieren, ohne ein neues physisches Handbuch veröffentlichen zu müssen. Ihre Produktbenutzer werden stets wissen, dass sie Zugriff auf die neueste Version Ihres Handbuchs haben - ohne die Notwendigkeit, Ihren Kundendienst zu kontaktieren. Dies reduziert Ihre Kosten für den Kundendienst und ist ein guter Grund dafür, dass Sie ein Hilfe-Entwicklungstool anwenden sollten, das Ihnen eine Dokumentationserstellung in mehreren Formaten ermöglicht.

3. HTML Help

Diese Hilfedatei ist Microsofts Version für die Veröffentlichung elektronischer Dokumentationen. HTML Help ist in erster Linie das Format von elektronischen Hilfetexten für Windows-Applikationen. Wenn Sie eine Applikation erstellt haben, die mit Windows kompatibel ist, sollten Sie eine Veröffentlichung Ihres Handbuchs als HTML Help in Erwägung ziehen, sodass es durch den HTML-Help-Viewer angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Hilfedatei in eine CHM-Datei packen.

4. PDF und MS Word

Sie können Ihre Handbücher im PDF- und Word-Format veröffentlichen und sie so einfach per E-Mail oder Internet verbreiten. Die PDF-Datei kann auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit einem PDF-Reader angezeigt werden. Ebenso kann die Word-Datei auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit einer Microsoft-Word-Software angezeigt werden. Wenn Sie Ihre Handbücher in einem PDF- oder Word-Format veröffentlichen, können Ihre Produktbenutzer zwischen dem einfachen Ausdrucken oder Herunterladen der verschiedenen Dateien wählen.

5. ePub-E-Book

Die Beliebtheit von intelligenten Geräten nimmt ständig zu und wird so bald nicht nachlassen. Deshalb sollten Sie den Zugriff auf Ihre Handbücher nicht auf nur wenige Optionen beschränken. Damit Ihre Produktbenutzer, die den Kobo-E-Reader, Apples iOS-Geräte (iPad, iPhone, iPod Touch), Nook etc. verwenden, einfach auf Ihr Handbuch zugreifen können, können Sie die Datei im ePub-E-Book-Format veröffentlichen. Hier finden Sie weitere Informationen über die Veröffentlichung Ihrer Handbücher für die meisten E-Reader.

6. Videos

Sie können Videohandbücher zur Ergänzung eines anderen Formats Ihrer veröffentlichten Hilfedatei anwenden. Eine einfache und kurze Videoanleitung kann einen komplizierten Prozess sehr einfach verständlich und einprägsam darstellen. Sie können Ihre Videos auf beliebte Video-Websites wie YouTube und Vimeo hochladen und so Ihren Produktbenutzern zur Verfügung stellen.

7. Integrierte Hilfedateien

Sie können eine Hilfedatei direkt in Ihr Produkt integrieren, so dass Ihre Benutzer sie genau dann, wenn sie sie brauchen, einfach finden und anwenden können. Wenn Sie diese Option wählen, können Ihre Endbenutzer auf Ihre Hilfetexte zugreifen, ohne ein Fenster, einen Browser oder ausgedruckte Dateien öffnen zu müssen.
Wenn Ihr Produkt eine Software ist, werden alle Informationen, die die Benutzer brauchen, im Arbeitsbereich verfügbar sein und oftmals Pop-up-Tooltips, Task-Assistenten oder erläuternde Seitenfelder umfassen. Wenn Ihr Produkt jedoch eine Haushaltsware wie beispielsweise eine Waschmaschine ist, können die Informationen auf das Produkt aufgedruckt werden.

Wie wählt man das richtige Format?

Welches Format ist das richtige für Sie? Das Format, das für Ihre Benutzer am hilfreichsten ist. Sie sollten Ihre Handbücher in Dateiformaten veröffentlichen, die die Art ihrer Inhalte, die Art Ihres Produkts und das wahrscheinliche Anwendungsziel der Benutzer widerspiegeln. Wenn Ihr Produkt eine mobile App ist, die durch Benutzer heruntergeladen und installiert wird, dann stellen Sie am besten eine mobilgerätefreundliche, webbasierte Version bereit, die Ihre Benutzer mit ihren mobilen Geräten durchsuchen können. Zudem sollten Sie sich nicht die Mühe machen, Inhalte für ein ePub-E-Book zu erstellen, wenn eine kurze Videoanleitung die Anwendung der Funktionen Ihres Produkts einfach erklären kann.